La razón más habitual para seguir un año más con WhatsApp y una hoja de cálculo no es que funcionen bien: es no saber cuánto va a costar en tiempo pasarse a algo mejor. Este artículo es la respuesta concreta, con lo que se hace cada día de la primera semana, no una lista de funcionalidades.
Antes de empezar: qué necesitas a mano
No hace falta nada especial para arrancar, pero tener esto a mano ahorra ir y volver:
- La lista de tus vehículos (matrícula, marca y modelo, plazas, maletero) y a qué clase pertenece cada uno (berlina, monovolumen, minibús...).
- Los datos de tus conductores: nombre, teléfono, y si van a usar la app o solo recibir el servicio por WhatsApp mientras se acostumbran.
- Tu coste por kilómetro y coste por hora de conductor, aunque sea una primera estimación. Si no lo tienes calculado todavía, el método completo con un ejemplo numérico está en cómo calcular el precio de un transfer al aeropuerto sin perder dinero.
- Si ya tienes dominio propio (tuflota.com) para la web de reservas, o si vas a usar el que te asigna TransfersManager mientras tanto.
Día 1: cuenta, flota y tarifas
- Crea la cuenta. El plan Básico es gratis para siempre, hasta 5 vehículos y 200 transfers al mes, sin tarjeta de crédito. Es la cuenta con la que puedes operar de verdad desde el primer día, no una prueba con caducidad.
- Da de alta tus vehículos y agrúpalos por clase (berlina ejecutiva, monovolumen, minibús). La clase es lo que luego decide qué vehículo puede cubrir qué servicio y a qué precio.
- Da de alta tus conductores con su turno habitual. No hace falta tenerlo perfecto: se ajusta cada semana.
- Carga tus tarifas por zona y clase de vehículo. Si vienes de cobrar "a ojo" según la ruta, este es el momento de convertir esa intuición en una tabla: coste real más margen objetivo, no precio de la competencia menos un poco. El artículo de arriba tiene la fórmula completa con un ejemplo Málaga-Marbella.
Al final del día 1 tienes flota, conductores y precios cargados. Todavía no has publicado nada de cara al cliente: eso es el día 2.
Día 2-3: tu web de reservas y el despacho automático
- Publica el motor de reservas bajo tu propio dominio. No es una landing con un formulario que contestas tú a mano al día siguiente: el pasajero ve el precio al instante, elige clase de vehículo, ida y vuelta, número de vuelo y extras, y paga en el momento. Por qué esto importa de verdad para las reservas que hoy pierdes por tardar en contestar, está explicado en por qué un formulario que se contesta mañana no compite con un precio en tiempo real.
- Activa la asignación automática. Con la flota y las tarifas ya cargadas, cada reserva nueva se asigna sola al vehículo y conductor que mejor encajan, con seis criterios ponderados (cobertura, proximidad, densidad de jornada, equidad, preferencias del conductor y rentabilidad) y la puntuación de cada candidato guardada para poder auditarla. Las señales concretas de que ya lo necesitas, en vez de seguir asignando a mano por WhatsApp, están en cuándo una flota deja de poder gestionarse con WhatsApp y una hoja de cálculo.
Día 4-5: cubre los huecos y recibe trabajo desde el primer día
Aquí está el error más caro de arrancar solo: esperar a tener cartera propia completa antes de generar ingresos, o al revés, aceptar más servicios de los que la flota puede cubrir y quedarte sin coches un sábado de agosto.
- Únete a la Bolsa de Servicios. Es una red de operadores colaboradores donde puedes ceder un servicio que no puedes cubrir a cambio de una comisión de captación del 10 % (se suma a la comisión de tu plan solo cuando el servicio llega o sale por la Bolsa, no sobre tu propia cartera), y también recibir servicios de operadores que van desbordados, incluso antes de tener un solo cliente propio. Los dos lados están explicados con detalle en ceder un servicio a otro operador y en trabajo desde el primer día: cómo funciona la Bolsa para quien recibe.
Este es el paso que más cambia la primera semana: no dependes de que tu web reciba tráfico para empezar a facturar.
Día 6-7: teléfono, facturación y primer servicio real
- Decide qué hacer con la llamada de última hora. Si tienes volumen suficiente para que el teléfono sea un problema (te lo cuenta cada conductor cuando no puede cogerlo mientras conduce), el agente de voz cotiza, confirma o deriva a la Bolsa de Servicios en la misma llamada, sin que tengas que parar el coche. El caso completo está en el teléfono que no puedes coger; y si quieres oírlo en marcha antes de activarlo en tu flota, nuestro propio agente, Javier, atiende en el +34 910 78 58 78 (la llamada se graba).
- Comprueba la facturación. Cada servicio completado genera su factura enlazada al ciclo de vida de la reserva, sin tener que reconstruir a fin de mes qué se cobró y qué no.
- Haz tu primer servicio real con un cliente propio, uno de la Bolsa o uno de prueba con un compañero. El objetivo de la primera semana no es tener todo configurado al detalle, es tener el circuito completo funcionando una vez: reserva, asignación, servicio, cobro.
Lo que puede esperar a la segunda semana
No hace falta resolverlo todo en los primeros siete días. Pueden esperar sin coste: las apps nativas para conductor y pasajero (útiles cuanto más grande es la flota, no imprescindibles con dos o tres coches), los acuerdos formales con hoteles y agencias (explicado en cómo trabajar con hoteles y agencias sin perder el cliente), y la política de no-show por escrito (la tienes lista para copiar en qué hacer cuando un pasajero no aparece).
Si vienes de conducir para una plataforma
Si hasta ahora has trabajado para Uber, Cabify o un agregador y este es tu salto a tener empresa propia, el orden de prioridades cambia un poco: primero la licencia y el vehículo, después todo lo de arriba. Ese camino completo, con lo que nadie cuenta antes de facturar el primer servicio, está en del volante de Uber a tu propia empresa de transfers.
Qué mirar antes de decidir el plan
La cuenta Básica gratuita cubre de sobra la primera semana y los primeros meses de una flota pequeña. Cuándo compensa subir de plan (más vehículos, comisión más baja, marca blanca completa, prioridad en la Bolsa) depende de tu volumen, no de una fecha fija: compara los cuatro planes y qué incluye cada uno cuando tengas datos reales de tu primer mes, no antes. Y si quieres ver el producto entero funcionando con datos de ejemplo antes de dar el paso, la demo en vivo no pide registro ni tarjeta.
Si prefieres primero una visión de conjunto del proyecto antes de entrar en el paso a paso, conoce el proyecto TransfersManager.
